SharePoint-Metadaten mit dox42-Enterprise Addin

Ich verwende seit einigen Monaten dox42 im Zusammenspiel mit Office365 – genauer gesagt mit dem SharePoint Online in Office 365. DOX42 unterstützt seit Sommer das Feature um Daten aus Listen und Bibliotheken vom SharePoint-Online abzugreifen. Die Weinzettl-IT Rechnung wird zum Beispiel aus einer Stundenliste im SharePoint-Online erstellt. Der DOX42-Server kann sogar Dokumente im SharePoint abspeichern und die Metadaten dazu setzten. Metadaten sind Dokumenteigenschaften die zu einer Datei im SharePoint gepflegt werden, um zum Beispiel diese Datei einfacher zu finden. Da ich keinen DOX42 Server zur Verfügung habe, aber trotzdem meine Rechnungsnummern automatisch generieren wollte, (letzte Rechnungsnummer +1) war dies eine Herausforderung, hier zu einer Lösung zu kommen. Aber „Tata!!“ es gibt eine Lösung.


Es gibt in Word die Möglichkeit Dokumenteneigenschaften zu setzen. Diese werden beim Upload von Word-Dokumenten im SharePoint automatisch in die Metadaten übernommen. Wenn man zum Beispiel in Word unter Datei –> Eigenschaften einen Titel einträgt, so wird dieser beim Upload in SharePoint in die Titel-Metadaten der Dokumentenbibliothek übernommen. Soweit so gut, jedoch kann man kein dox42 Feld in die Dateieigenschaften einfügen. Hier kommt nun der nächste Schritt der Anleitung, denn man kann über die automatischen Felder von Word (Einfügen – Schnellbausteine- Feld…) den Titel einerseits anzeigen und andererseits, auch dynamisch im Dokument setzen.Bild1

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Jetzt werden einige Leserinnen und Leser dies kritisch beurteilen, denn man kann in dieses „Neuer Titel:“-Feld in der Feldauswahl wieder kein dox42 Feld einbauen – Was auch so richtig ist., Wwenn man jedoch dieses Feld im Dokument eingebunden hat, lässt sich mit ALT+F9 die Syntax der Formel anzeigen.

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Und schon können wir eine Dokumenteneigenschaft mithilfe von Dox42 und Word-Feldern dynamisch gesetzt.

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Zu guter Letzt noch die Datei nach dem Generieren in die SharePoint-Bibliothek speichern und das TitelFeld im Sharepoint bgekommt den gewünschten Namen.
Wer natürlich diesen Schritt auch noch gerne automatisiert haben möchte, kann die Datei noch über die dox42 Massendruck-Komponente automatisch in einem lokalen Ordner speichern. Dieser Ordner kann unter Verwendung von „OneDrive for Business“ mit einer Sharepoint-Bibliothek synchronisiert werden.
Und schon werden Metadaten im SharePoint gesetzt.

 

Autor: Ing. Florian Weinzettl