Word-Dokumente einfach taggen und wiederfinden mit dox42 und Word-Feldfunktionen

Es gibt einige Funktionen in Word, die man sehr effektiv mit Funktionen aus dox42 verbinden kann. Daraus lassen sich durchaus interessante und vor allem einfache Lösungen für komplexe Anforderungen realisieren. Ich spreche hier vor allem von Feldfunktionen, die man mit dox42 Feldern kombinieren kann.

Zu Beginn gleich ein einfaches Praxisbeispiel, das entstanden ist, während ich die Rechnungen für meine Firma Weinzettl IT automatisiert habe.

Rechnungsautomatisierung Weinzettl-IT:

Um eine Rechnung im Ablagesystem wiederzufinden, ist es wichtig diese zu beschlagworten, bzw. neudeutsch zu „taggen“. Dies ist mit dox42 und Word über die wordeigenen Feldfunktionen realisierbar. Dazu sind folgende Schritte notwendig:

Word-Felder können in einem Dokument unter „Einfügen – Schnellbausteine – Feld“ eingefügt werden, oder aber einfach mit STRG + F9

Mit der Anweisung KEYWORDS im Menü der Feldfunktionen kann man nun die TAGS ein

es Word Dokuments setzen.

Bild1

In den Datei-Eigenschaften sieht dies dann wie folgt aus:

Bild2

Natürlich kann man auch dox42 Felder in diese Feldfunktion einbauen. Auf den ersten Blick sieht die Rechnung nun etwas gewöhnungsbedürftig aus und auch die Formel kann zu diesem Zeitpunkt noch nicht korrekt berechnet werden. Aber nach dem Generieren des fertigen Dokuments mit DOX42 sind die Keywords richtig gesetzt und das Dokument sieht am Ende wie eine professionelle Rechnung aus.

Natürlich funktioniert diese Methode nicht nur mit TAGS, sondern auch mit anderen Eigenschaften.

Mit dieser Methode werden die automatisch generierten Word-Dokumente auch gleich automatisch beschlagwortet. Danach ist ein Wiederfinden der Datei viel einfacher.